Tema kojom ću se baviti u ovom tekstu vezana je uz muzejsko zvanje „dokumentarist“. Najčešće pitanje koje mi prijatelji i poznanici, ali nerijetko i posjetitelji u muzeju postave je: „Što radi dokumentarist?“
Odgovor na postavljeno pitanje nije jednoznačan i na njega se ne može odgovoriti u jednoj rečenici. Dokumentarist uređuje i vodi brigu o primarnoj i sekundarnoj dokumentaciji o muzejskoj građi. Svrha vođenja muzejske dokumentacije je ta da se preko obrađenih fondova pruži informacija o muzejskoj građi, njezinu stanju, izložbama, drugim manifestacijama i aktivnostima muzeja.
Primarna dokumentacija obuhvaća prvu i najveću skupinu podataka o muzejskoj građi dok sekundarna dokumentacija obuhvaća popratne i dopunske fondove muzejske djelatnosti. Prvotno se muzejska dokumentacija ručno upisivala, a danas se upisuje u računalnu bazu podatka. Usprkos računalnoj obradi podataka primarna i sekundarna muzejska dokumentacija svake se godine ispisuje i uvezuje.
Radno vrijeme provodim i kreiranjem fondova sekundarne muzejske dokumentacije. Sekundarnu muzejsku dokumentaciju Hrvatskog školskog muzeja čini: inventarna knjiga hemeroteke, knjiga evidencije o izložbama, evidencija o konzervatorsko-restauratorskim postupcima, evidencija o pedagoškoj djelatnosti, evidencija o stručnom i znanstvenom radu, evidencija o izdavačkoj djelatnosti, dokumentacija o osnivanju i povijesti muzeja, a od audiovizualnih fondova ustrojeni su fondovi fototeke, medijateke i videoteke.
Svaki fond čini dio slagalice kojim se upotpunjuje određena aktivnost u našem muzeju.
Tako, primjerice, u fondu hemeroteke čuvamo sve medijske objave vezane uz muzej, djelatnike muzeja, događanja u muzeju i sl. Fototeka sadrži fotografije s različitih događanja iz muzeja, bilo da se radi o izložbama, radionicama, predstavljanjima i predavanjima. Evidencijom o konzervatorsko-restauratorskim postupcima kolegice na jednom mjestu imaju sve potrebne informacije s pratećom dokumentacijom o predmetima koje su slale na restauraciju, dok nam knjiga evidencije o izložbama daje ključne podatke o održanim izložbama. Pojedini fondovi zbog svoje zanimljivosti bit će tema zasebnog teksta na blogu.
Najzanimljiviji dio posla dokumentarista je međusobno povezivanje fondova sekundarne muzejske dokumentacije, ali i povezivanje s primarnom muzejskom dokumentacijom. Zahvaljujući međusobnom povezivanju fondova, sve se informacije mogu pronaći na jednom mjestu. Tako, primjerice, nakon što se otvori izložba, u modulu S++ mogu se na jednostavan način pronaći fotografije s izložbe, videosnimke, novinski članci, prateća publikacija i materijali te pedagoške aktivnosti koje su se održale u sklopu izložbe. Nastavno na sve prethodno izneseno može se reći da dokumentarist povezuje dijelove priče u jednu cjelinu.